申請BUD專項基金需要準備哪些文件和資料？

香港政府推出的「發展品牌、升級轉型及拓展內銷市場的專項基金」（簡稱BUD專項基金），旨在協助本地企業把握國家「十四五」規劃的機遇，開拓及發展內地和與香港簽署自由貿易協定（自貿協定）的經濟體市場。對於有意申請的企業來說，充分了解並準備齊全所需的文件和資料是成功申請的第一步。那麼，申請BUD專項基金究竟需要準備哪些文件和資料呢？這篇文章將為你詳細梳理。

一、 基本公司文件

這是申請的基礎，用以證明企業的合法性和營運狀況，是BUD秘書處審核申請資格的首要依據。

• 有效的商業登記證 (Business Registration Certificate, BR)：必須提供清晰、有效的商業登記證副本，證明企業在香港合法註冊及營運。
• 公司註冊證書 (Certificate of Incorporation, CI)：如果申請企業是有限公司，則需提交公司註冊證書副本。
• 最近期的周年申報表 (Annual Return, NAR1)：有限公司需提交最近期的周年申報表副本，以顯示公司最新的股東和董事結構信息。
• 主要營業地址證明：需要提供文件證明企業在香港有實質的業務運作地址，例如有效的租賃合約、最近三個月內的水費、電費或煤氣費單等。
• 實質業務運作證明：除了地址證明，還可能需要提供其他文件，如強積金供款記錄、近期發票或合約等，進一步證明企業在香港有活躍的業務活動。

二、 財務狀況證明

財務文件用以評估企業的財務健康狀況和是否有足夠能力承擔及執行項目。

• 最近期經審計的財務報告：通常需要提交由香港執業會計師簽署的最近一至三年的完整審計報告。這份報告應能全面反映公司的資產、負債、權益、收入和支出狀況。
• 最近期的管理賬目（如適用）：如果距離最近一次審計報告的結算日期已超過六個月，申請企業可能需要額外提交最近期的管理賬目（Management Accounts），以展示最新的財務表現。

三、 項目計劃書及相關文件

這是申請的核心部分，需要詳細闡述企業計劃如何利用基金資助來達到品牌發展、升級轉型或市場拓展的目標。

• 詳盡的項目計劃書 (Project Proposal)：內容應包括但不限於：
  1. 項目背景、目標與範圍：清晰界定項目的具體目的、預期達成的成果以及執行的地域和業務範圍。
  2. 項目內容與執行細節：詳細描述計劃進行的各項活動，例如市場研究、品牌設計與推廣、線上線下營銷活動、參加展覽會、建立電商平台、提升生產技術或管理系統等。
  3. 執行時間表與里程碑：制定實際可行的項目時間表，列出各階段的主要任務和預計完成時間。
  4. 目標市場分析：深入分析目標市場（內地市場或自貿協定市場）的潛力、競爭格局以及企業自身的優勢和劣勢（SWOT分析）。
  5. 詳細的財政預算：按活動細分列出項目的各項開支預算，包括人力資源成本、設備購置費、專業服務費、市場推廣費等，並清楚說明各項費用的計算基準。預算需合理且與市場價格相符。
  6. 成效評估指標 (KPIs)：設立具體、可量化、可達成、相關及有時限（SMART）的績效指標，用以衡量項目成功與否，例如預期銷售額增長率、新客戶數量、市場份額提升、網站流量增加等。
• 供應商報價單：對於項目預算中涉及的外部採購（如顧問服務、設備購置、市場推廣活動執行等），通常需要按照BUD基金的採購程序要求，提供至少兩至三份來自不同供應商的正式報價單作比較和參考。

四、 其他可能需要的補充文件

根據企業的具體情況和項目性質，BUD秘書處可能要求提供額外的證明文件。

• 員工資料證明：如項目涉及現有員工投入或增聘人手，需提供相關證明，如僱傭合約、強積金供款記錄等。
• 知識產權證明：若項目涉及自有品牌、專利或商標，需提供相關的註冊證明文件。
• 過往相關項目經驗證明：如有，可提供過往成功執行類似項目的證明，以增強評審對企業執行能力的信心。

結語

準備申請BUD專項基金的文件確實需要投入相當的時間和精力，確保所有文件真實、準確、完整且符合要求至關重要。建議企業預留充足時間，仔細閱讀申請指引，並在有需要時尋求專業顧問的協助。充分的準備不僅能提高申請成功率，更能幫助企業清晰規劃未來的發展藍圖，善用政府資助，實現業務增長。